Jak poprawnie opisywać faktury?

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zawiera wszystkie wytyczne dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce gospodarczej. W artykule 21 określono, jak prawidłowo opisywać faktury. W artykule tym opisano, jak prawidłowo opisać fakturę oraz inne dokumenty finansowe, takie jak rachunki czy umowy, które są związane z realizacją zadania.

Elementy obowiązkowe w opisie

Artykuł 21 ustawy o rachunkowości stanowi, że opis (dowód księgowy na odwrocie) powinien zawierać takie elementy, jak:

• Identyfikację rodzaju i liczby faktur.
• Identyfikacja stron uczestniczących w operacji gospodarczej wraz z ich adresami.
• Opis operacji i jej wartość, najlepiej w jednostkach naturalnych.
• Data dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony w innym dniu – data sporządzenia dowodu.
• Podpisy wystawcy faktury oraz osoby, na rzecz której lub od której wydano środki trwałe.
• Potwierdzenie zakwalifikowania i sprawdzenia dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wpisanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej.

Standardy opisu faktur

Każda faktura powinna być opisana zgodnie z przyjętymi zasadami. Istotne jest prawidłowe wypełnienie faktury, w tym podanie daty i miejsca wystawienia. Należy pamiętać, że dokument księgowy musi być wystawiony w miejscu, w którym firma ma swoją siedzibę. Opisy towarów i usług powinny być jak najbardziej przejrzyste i czytelne. Konieczne jest, aby dane liczbowe dotyczące ilości i cen, a także wartości, były zawsze dokładnie wyliczone.

Trzy zasady rachunkowości sugerują, że faktury powinny:

• Rzetelne – zgodne z udokumentowaną operacją gospodarczą
• Kompletne – wszystkie elementy określone w ustawie są w nich zawarte
• Całkowicie wolne od błędów.

E-faktury – Zakres informacji, które powinien zawierać rachunek strukturyzowany – czytaj na https://poradnikksef.pl/faktury-elektroniczne/e-faktury-zakres-informacji-ktore-powinien-zawierac-rachunek-strukturyzowany/ende_bgpr

Kontrola poprawności faktur

Faktury muszą być opisane, aby można było je kontrolować pod względem poprawności rachunkowej, merytorycznej i formalnej. Jeśli opis faktury jest dokładny, księgowy lub inna osoba czy jednostka nie powinna się wahać przed wprowadzeniem dokumentu do ksiąg.

W praktyce opis powinien zawierać:

• Pieczęć organizacji i opis są stałe: np. Operacja dotyczy wykonania zadania, zgodnie z ustaloną umową.
• Zadanie, do którego odnosi się faktura, np. przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub zapłaconej kwoty.
• Oświadczenie „sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych
• dekretacja księgowa, czyli metoda wprowadzania dowodów do ksiąg rachunkowych.

Na przykład faktury dotyczące środków trwałych zakupionych za pieniądze z dotacji mogą być ujęte w szczegółowych wytycznych do opisu.